事務作業における業務フローの整備、BPRの後に、効率化・自動化ツールの導入（伴走）を実施。定型作業の生産性向上を実現。
課題（煩雑な事務作業による生産性の低迷と品質のばらつき）
① 日々の定型的な事務作業に多くの時間を費やしており、従業員が本来注力すべき企画立案や顧客対応といったコア業務に十分な時間を割けていない。
② 事務作業のプロセスや手順が標準化されておらず、担当者によって作業品質にばらつきが生じている。また、人的ミスも発生しやすく、情報漏洩のリスクも懸念される。
解決策（業務フローの整備と自動化ツールの導入による効率化）
まずは、現状の事務作業における業務フローを詳細に分析し、課題となっているボトルネックや無駄な工程を特定しました。その上で、業務プロセスの再設計（BPR）を行い、効率化と自動化が可能な領域を明確化しました。そして、以下の流れでプロジェクトを進め、自動化ツールの導入と運用を支援しました。
① 自動化対象業務の選定と効果測定 定型的な繰り返し作業であり、かつ業務量が多く、自動化による効果が高いと見込まれる業務を選定しました。具体的には、データ入力、書類作成、レポート作成、メール送信などの業務を対象とし、自動化による時間削減効果やコスト削減効果を事前に試算しました。
② 最適な自動化ツールの選定と導入支援 複数の自動化ツール（RPA、AI-OCRなど）を比較検討し、当社の業務要件や既存のIT環境に最適なツールを選定しました。導入にあたっては、ツールの設定、業務ロジックの構築、テスト運用などを伴走型で支援し、スムーズな導入をサポートしました。
③ 従業員への教育と定着化支援 自動化ツールの導入後、従業員がツールを効果的に活用できるよう、操作方法やメンテナンスに関する研修を実施しました。また、導入効果の定期的な測定と改善提案を行い、ツールの定着化を支援しました。
DX推進支援サービス”つなコミ”を採用したポイント
当方サービスを採用いただいたお客様の声を掲載いたします。
（お客様の声：VOC）
① 業務知識とIT知識を兼ね備えたコンサルタントによる支援 「事務作業の効率化を進めたかったのですが、ITの知識が乏しく、何から手を付けて良いか分かりませんでした。『つなコミ』さんは、私たちの業務内容を深く理解した上で、最適な自動化ツールを提案してくれました。ITの専門的な知識だけでなく、業務改善の視点からもアドバイスをいただけたので、非常に助かりました。」
② 現場目線での丁寧なサポートと導入後のフォローアップ 「新しいツールを導入することに不安がありましたが、『つなコミ』さんは、導入前から導入後まで、現場の担当者に寄り添い、丁寧にサポートしてくれました。操作方法の説明だけでなく、運用上の疑問やトラブルにも迅速に対応してくれたので、安心して利用することができました。」
③ 費用対効果を重視した現実的な提案 「高額な自動化ツールを勧められるのではないかと心配していましたが、『つなコミ』さんは、私たちの予算や規模に合わせて、費用対効果の高いツールを選定してくれました。無理のない範囲で着実に効果を上げることができたので、大変満足しています。」
成果（着手すべきアクションを明確にできた）
これらの取組みにより、以下の改善が実現しました。
① 定型的な事務作業時間の１５%削減 自動化ツールの導入により、これまで手作業で行っていたデータ入力や書類作成などの定型的な事務作業にかかる時間を大幅に削減することができました。これにより、従業員はより創造的で付加価値の高い業務に集中できるようになりました。
② 作業品質の安定化とミスの削減 自動化によって作業手順が標準化され、人的ミスを大幅に削減することができました。また、担当者による品質のばらつきがなくなり、常に一定の品質で事務作業を行うことが可能になりました。
③ 従業員の負担軽減とモチベーション向上 煩雑な事務作業から解放されたことで、従業員の精神的な負担が軽減され、業務に対するモチベーション向上につながりました。また、新しい技術を習得する機会にもなり、スキルアップにも貢献しています。
今後について
今回の自動化による効果を検証し、対象業務の拡大や、より高度な自動化技術の導入を検討していきます。また、他の部門の事務作業についても効率化の余地を探り、全社的な生産性向上と品質向上を目指します。