支援先との打ち合わせは週に何本もあり、そのたびに議事録を作っています。決定事項をまとめ、次のアクションを整理し、関係者に共有する。内容は難しくないのに、地味に時間を取られる作業です。
この記事では、議事録づくりをChatGPTに任せてみた結果と、その具体的なやり方を整理します。
結論：議事録の「たたき台づくり」はほぼAIに任せられる
試してみた結論は、議事録のたたき台づくりは、ほぼ全部任せられるということです。
打ち合わせの文字起こしを読み込ませて「決定事項・次のアクション・宿題」の3つに整理してもらうだけで、以前は20〜30分かかっていた作業が5分程度になりました。
以前の議事録づくりで時間がかかっていた理由
以前は、次のような流れで議事録を作っていました。
- 打ち合わせ中に取ったメモを見返す
- 決定事項を箇条書きにする
- 誰が・何を・いつまでにやるかを整理する
- 体裁を整えて共有する
内容を思い出しながら書くため、打ち合わせ直後でないと精度が落ちます。ほかの作業を挟むと、どうしても後回しになりがちでした。
ChatGPTで議事録を作る手順
今のやり方はシンプルです。
- 録音アプリの自動文字起こし機能で、打ち合わせの文字起こしを用意する
- ChatGPTに貼り付けて「決定事項・次のアクション・宿題の3つに分けて整理して」と依頼する
- 出てきた内容を読み、事実と違う部分がないかを自分で確認してから共有する
たたき台があると、ゼロから書くのとは体感速度がまるで違います。
AIに任せる部分と、人が確認する部分
大事なのは役割分担です。
- AIに任せる：文字起こしを整理し、項目ごとにまとめる作業
- 人が担う：内容が事実と合っているかの確認、次に何を優先すべきかの判断
出てきた内容をそのまま使わず、必ず自分の目で確認する。ここさえ崩さなければ、リスクを抑えながら時間を生み出せます。
「タオルを絞る係」を任せるという考え方
サウナでいえば、「タオルを絞る係」を持つようなものだと考えています。タオルを絞る作業は誰にでもできますが、毎回自分でやると地味に手間がかかります。任せられる部分を任せれば、自分は本当に集中したいところに時間を使えます。
まとめ：議事録はAIで短縮し、確認と判断は自分で
- 議事録のたたき台づくりは、ChatGPTにほぼ任せられる
- 文字起こしを「決定事項・次のアクション・宿題」に整理させるだけで、作業時間は大きく短縮できる
- 事実確認と最終判断は、必ず人が行う
「どの業務からAIに任せればよいか分からない」という場合も、まずは今の業務の中でAIに向いている作業を一緒に見つけるところから始めます。
