建設業の支援先で、「見積書づくりに毎回時間がかかる」というご相談をよくいただきます。金額の計算はもちろんですが、実は「文面をどう書くか」「言い回しをどう揃えるか」にも、地味に時間を取られている会社が多くあります。
では、生成AIでどこまで肩代わりできるのか。実際に自分で試してみた結果をまとめます。
結論：「数字は人、文面はAI」が現実的な役割分担
試してみた結論は、金額の計算や最終判断はAIに任せられないが、見積書の「文面まわり」はかなり任せられるというものです。
工事内容の説明文の下書き、過去の見積書との言い回しの統一、注意書きの文面づくりなど、数字に触れない部分は、AIととても相性が良いと感じました。
見積書づくりで、意外と時間を取られているところ
見積書づくりでは、金額の算出にしっかり時間をかけます。ところが、その後の「工事内容の説明文をどう書くか」「注意書きをどう表現するか」で、意外と手が止まってしまいます。過去の見積書を探し出し、似た文面をコピーして微調整する。こうした作業に時間がかかっているケースは少なくありません。
金額の部分は責任が重く、現場を分かっている人が確認しなければなりません。一方で、文面の言い回しは「早く、それなりに整っていればよい」という性質のものなので、AIに向いている作業です。
実際に試した3つの使い方
① 工事内容の説明文の下書き
「基礎工事、外壁塗装、屋根の葺き替えを行う工事の説明文を、見積書用に書いて」と依頼すると、それらしい説明文がすぐに返ってきました。最終チェックは必要ですが、ゼロから書くよりはるかに早く仕上がります。
② 過去の見積書との言い回しの統一
過去に自分で書いた見積書の文面をいくつか読み込ませ、「この言い回しに揃えて」と指示すると、文体を揃えた文章に整えてくれました。担当者によって表現がばらつきがちな会社では、特に効果がありそうです。
③ 注意書き・特記事項の文面づくり
「追加工事が発生する可能性がある場合の注意書きを、丁寧な言い回しで」と依頼すると、実用的な文面のたたき台が返ってきました。
AIに任せてはいけない部分
試してみて、改めて線を引くべきだと感じたのは次の部分です。
- 金額の計算・単価の判断：誤りがそのまま会社の損失や信用問題につながるため、必ず人が行う
- 見積書の最終確認：AIが作った文面も、工事の実態と合っているかを現場を知る人が確認する
また、取引先の名前や金額などをAIに入力してよいかは、利用するサービスの設定や社内ルールによって変わります。会社として使う場合は、入力してよい情報の範囲を先に決めておくと安心です。
「低い段から慣らす」の実践
AIの使い方をサウナでたとえるなら、「低い段から慣らす」の実践です。見積書づくりのすべてをAIに任せようとすると金額のミスなど怖い部分が出てきますが、文面まわりだけに絞れば、リスクを抑えながら効果を実感できます。
最初は、どこまで任せてよいのか半信半疑でした。しかし、数字に触れない範囲で使うと決めてしまえば、思っていたより気軽に使える道具だと感じています。
まとめ：まずは見積書の「文面まわり」から試す
- 金額の計算や最終判断は、AIに任せない
- 工事内容の説明文、言い回しの統一、注意書きの文面づくりは、AIにかなり任せられる
- 「数字は人、文面はAI」という役割分担から始めるのが、リスクの少ない始め方
生成AIを最初に何に使うべきかは、中小企業の生成AI活用、最初に任せるべき3つの仕事でも整理しています。「見積書づくりに時間がかかっている」「AIをどこまで使ってよいか分からない」という段階でも、今の業務のどこで活かせそうかを一緒に整理します。
