「DXを進めたいのですが、どのシステムを入れればよいですか？」。支援の現場で、本当によくいただくご質問です。展示会やITベンダーの提案をきっかけに、「とりあえず良さそうなシステムを入れてみる」ところから始めてしまう会社は少なくありません。
この記事では、中小企業がDXで遠回りしないために、システムを選ぶ前にやるべき3つのステップを整理します。
結論：DXは「業務の整理」から始め、システムは最後に選ぶ
DXをシステム選びから始めると、多くの場合うまくいきません。先にやるべきは、次の3ステップです。
- 今の業務の流れを紙に書き出す
- どこに時間がかかっているかを特定する
- デジタル化する価値がある部分だけを絞り込む
システムはこのあとに選ぶもので、最初に選ぶものではありません。
システム導入から始めたDXが失敗しやすい理由
「うちのやり方に合わない」で、結局Excelに戻る
よくあるのが、展示会で魅力的なシステムを見つけ、勢いで導入を決めるパターンです。ところが実際に使い始めると、「うちのやり方に合っていない」「結局Excelに戻ってしまった」ということが起こります。これはシステムが悪いのではなく、順番が逆になっているケースがほとんどです。
自社の業務を整理しないままシステムを入れると、システムに合わせて業務のほうを変えなければならない場面が出てきます。現場の反発も大きくなり、「何のために入れたのか」もすぐに曖昧になってしまいます。
「DX担当者がいない」は、始めない理由にならない
「DXの担当者がいないから進まない」というお悩みもよく伺います。しかし専任の担当者がいなくても、社長自身が現場の業務の流れを一度整理するだけで、次に何をすべきかはかなり見えてきます。DXは特別なプロジェクトというより、自分たちの仕事を一度棚卸しするくらいの感覚で始めて大丈夫です。
システム導入前にやるべき3ステップ
ステップ1：業務の流れを紙に書き出す
見積もり、発注、請求など、日々の業務が実際にどう流れているかを一度書き出してみます。頭の中では分かっているつもりでも、書き出すと「ここで二重に確認している」といった発見が必ずあります。
ステップ2：時間がかかっている工程を特定する
書き出した流れの中で、「毎回時間がかかっている」「特定の人しか分からない」という工程に印をつけます。ここが、デジタル化の効果がいちばん出やすい場所です。
ステップ3：デジタル化する範囲を1〜2か所に絞り込む
すべてを一気に変える必要はありません。効果が大きく、かつ変えやすい工程を1つか2つに絞り込みます。ここが決まって初めて、「どんなシステムが合うか」を考える段階に進めます。
いきなり全部をデジタル化しようとすると、途中で息切れしてしまいます。まずは1つの工程だけを変え、効果を確かめながら広げていくのが、結果的にいちばん早い進め方です。
DXは「ロウリュ」だけでは終わらない
サウナでたとえると、システムの導入はロウリュ（サウナストーブに水をかけて一気に温度を上げること）に近いと考えています。ロウリュだけで満足して水風呂に入らずに終わると、体はととのいません。DXも同じで、システムを入れて終わりではなく、業務整理という水風呂、定着という外気浴までがワンセットです。
まとめ：まずは業務の書き出しから、今日始められる
- DXは、システム選びから始めるものではない
- 先に、①業務の流れを書き出す ②時間がかかる工程を特定する ③デジタル化する範囲を絞り込む
- 1つの工程から変えて、効果を確かめながら広げる
この3ステップが整っていれば、システム選びで大きく失敗することはなくなります。「何から手をつければよいか分からない」「システムを入れたが使いこなせていない」という段階でも、まずは今の業務の流れを整理するところからお手伝いします。
