「このシステム、良さそうだから入れてみよう」。展示会や営業の提案がきっかけで、こうした流れでツールの導入が決まる会社をよく見かけます。ツール自体が悪いわけではありません。しかし、導入前に決めておくべきことが曖昧なまま進めると、あとで必ずつまずきます。
シリーズ「社長のためのDX」の3回目は、ツールを1つ入れる前に決めておくべき3つのことを整理します。
結論：導入前に「目的・担当・変化」の3つを決める
ツールを1つ入れる前に、次の3つを決めておきましょう。
- 何のために入れるのかを、一文で言えるか
- 誰が入力して、誰が見るのかが決まっているか
- 今のやり方の何を、どう変えるのかが具体的か
ここが曖昧なまま導入すると、どれほど高機能なツールでも定着しません。
うまくいく会社と、形骸化する会社の違い
導入がうまくいかない現場でよくあるのが、「業務を効率化したい」という漠然とした目的のまま、営業担当者の説明を聞いて良さそうだから契約するパターンです。使い始めてから「これは誰が入力するのか」「見るのは社長だけか、現場も見るのか」という話になり、運用が定まらないまま形骸化してしまいます。
反対にうまくいっている会社は、導入前の段階で「見積もり作成の時間を半分にするために入れる」「入力するのは現場担当者、見るのは社長と経理」というところまで、はっきりさせています。ツールの機能を比較する前に、この整理ができているかどうかが分かれ目です。
ツール導入前に決めておくべき3つのこと
① 何のために入れるのかを、一文で言えるか
「効率化のため」ではなく、「見積もり作成にかかる時間を半分にするため」のように、具体的な一文で言えるところまで絞り込みます。ここが曖昧だと、導入後に「入れてよかったのか」を評価することもできません。
② 誰が入力して、誰が見るのか
入力する人と見る人が違う場合、入力する人にメリットがないと形骸化しやすくなります。誰のためのツールなのかを、導入前にはっきりさせておきましょう。
③ 今のやり方の何を、どう変えるのか
「紙で回していた確認作業を、システム上での承認に変える」のように、導入前と導入後の違いを具体的な言葉にしておきます。ここが曖昧だと、現場は何が変わるのか分からないまま巻き込まれることになります。
この3つが決まれば、あとはその条件に合うツールを探すだけです。逆にいえば、この3つが決まっていない状態で、良さそうなツールから探し始めるのは順番が逆です。
事例：システム導入の前に「棚卸し」から始めた会社
香川県の田村ボーリング株式会社（従業員43名）は、労働時間管理システムを入れる前に、まず業務一覧表で「誰が何をやっているか」を棚卸しし、作業手順書やマニュアルを段階的に整えました。その順番を踏んだ結果、現場が2人体制から3人体制に変わったと報告されています（出典：厚生労働省「働き方改革特設サイト」田村ボーリング株式会社の事例、2026年3月27日掲載）。
劇的な数字の改善というより、地道な棚卸しが体制そのものを変えたという点が、参考になる事例です。
サウナに入る前に「何分入るか」を決めておく
ツール導入は、サウナに入る前に「今日は何分入るか」「休憩を何回挟むか」を決めておくのと似ています。何も決めずになんとなく入ると、のぼせて途中でやめてしまったり、物足りなかったりします。事前の決めごとがあるかどうかで、続けられるかどうかは大きく変わります。
まとめ：ツール探しの前に、3つの決めごとを
- ツールを入れる前に、①目的を一文で言えるか ②誰が入力し、誰が見るのか ③何を、どう変えるのか、を決める
- この3つが決まってから、条件に合うツールを探す
- 導入前の業務の棚卸しが、定着への近道になる
「何を決めてから探せばよいか分からない」という段階でも、まずはこの3つを一緒に整理するところから始めます。
シリーズ「社長のためのDX」
- ① 「DX」という言葉を使わずに、現場のデジタル化を始める方法
- ② 紙とExcelは悪者ではない。デジタル化すべき業務を見分ける2つの基準
- ③ ツールを1つ入れる前に決めておくべき3つのこと（この記事）
- ④ 定着しないDXに共通する、たった1つの原因
